Mayo 2026 · 8 min de lectura
Nómina de empleados de restaurante en Colombia: cesantías, prima y prestaciones 2026
La nómina es uno de los costos que más sube cada año por reformas laborales y ajustes del salario mínimo. Para un restaurante con 5 empleados, calcular mal las cesantías o saltarse un plazo de prima puede costar varios millones de pesos en sanciones. Esta guía 2026 explica todo lo que el dueño de restaurante en Colombia debe saber sobre nómina.
No sustituye a un contador habilitado, pero te da el conocimiento para dialogar de igual a igual con el tuyo.
Tabla de contenidos
1. Salario mínimo y horas extras 2026
Para 2026 el salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV) es de $1.423.500 más auxilio de transporte de $200.000 para empleados que ganen hasta 2 SMLMV. Recordá actualizar tu contabilidad y sistema de nómina al inicio de cada año.
Recargos sobre el valor de la hora ordinaria:
- Hora extra diurna (6am-9pm): +25%
- Hora extra nocturna (9pm-6am): +75%
- Recargo nocturno (9pm-6am, sin extras): +35%
- Dominical / festivo ordinario: +75%
- Dominical extra diurno: +100%
- Dominical extra nocturno: +150%
Para restaurantes que abren noches y fines de semana, los recargos nocturnos y dominicales son significativos. Llevá registro detallado de horas para que la nómina las refleje correctamente.
2. Prestaciones sociales obligatorias
Todo empleado con contrato laboral tiene derecho a las siguientes prestaciones:
- Cesantías: 8.33% del salario mensual, consignadas al fondo del empleado antes del 14 de febrero del año siguiente.
- Intereses sobre cesantías: 12% anual sobre las cesantías acumuladas, pagados directamente al empleado antes del 31 de enero.
- Prima de servicios: 8.33% del salario, pagada directamente al empleado en dos cuotas (junio y diciembre).
- Vacaciones: 15 días hábiles por cada año trabajado, equivalentes a 4.17% del salario mensual provisionable.
- Dotación: 3 entregas al año (uniforme + calzado) si el empleado gana hasta 2 SMLMV.
- Auxilio de transporte: $200.000/mes para empleados que ganan hasta 2 SMLMV (no aplica si ya provee transporte).
3. Tabla de costo real por empleado
El costo real para el empleador siempre es mayor que el salario que recibe el empleado. Tabla aproximada para 3 niveles salariales típicos en restaurante (mensual, en pesos COP):
| Concepto | SMLMV | $1.800.000 | $3.000.000 |
|---|---|---|---|
| Salario base | $1.423.500 | $1.800.000 | $3.000.000 |
| Auxilio de transporte | $200.000 | $200.000 | $0 |
| Salud (8.5%) | $121.000 | $153.000 | $255.000 |
| Pensión (12%) | $170.820 | $216.000 | $360.000 |
| ARL (riesgo III) | $35.500 | $45.000 | $75.000 |
| Cesantías (8.33%) | $135.000 | $166.700 | $249.900 |
| Prima (8.33%) | $135.000 | $166.700 | $249.900 |
| Vacaciones (4.17%) | $59.000 | $75.000 | $125.100 |
| Costo total empleador | ~$2.280.000 | ~$2.822.000 | ~$4.315.000 |
Multiplicador real: salario × 1.52 a 1.60 según nivel y aporte al ICBF/SENA según facturación. Tenelo siempre en cuenta al calcular tu margen de restaurante.
4. Cesantías paso a paso
Las cesantías son una prestación equivalente a un mes de salario por cada año trabajado. Se calculan así:
- Sumar los salarios mensuales del periodo (sin propinas, sin viáticos no salariales).
- Multiplicar por días trabajados / 360.
- Resultado = cesantías a consignar.
- Consignar al fondo de cesantías elegido por el empleado antes del 14 de febrero.
- Pagar al empleado los intereses sobre cesantías (12% anual) antes del 31 de enero.
Ejemplo: empleado con salario fijo de $1.500.000 trabajado todo el año 2025. Cesantías 2025 = $1.500.000. Intereses = $1.500.000 × 12% = $180.000. Para febrero de 2026 consignás $1.500.000 al fondo y pagaste $180.000 al empleado en enero.
5. Prima de servicios paso a paso
La prima es una prestación equivalente a un mes de salario por cada año trabajado. Se paga directamente al empleado, no a un fondo. Cálculo:
- Salario base + auxilio de transporte (si aplica) del semestre.
- Multiplicar por días trabajados en el semestre / 360.
- Pagar primer semestre antes del 30 de junio (cubre enero-junio).
- Pagar segundo semestre antes del 20 de diciembre (cubre julio-diciembre).
Ejemplo: empleado con salario $1.500.000 + auxilio $200.000 = $1.700.000. Prima del primer semestre = $1.700.000 / 12 × 6 = $850.000 a pagar antes del 30 de junio.
6. Nómina electrónica DIAN
Desde 2022 la DIAN exige que los empleadores reporten la nómina electrónicamente, mes a mes. Los puntos clave:
- Plazo de envío: dentro de los primeros 10 días calendario del mes siguiente.
- Información requerida: identificación del empleado, salario, prestaciones, deducciones, total devengado, total deducido.
- Formato: XML firmado con certificado digital, transmitido a la DIAN por el proveedor tecnológico.
- Consecuencia de no enviarla: sanción del 5% del valor del documento omitido (mínimo 5 UVT, máximo 1.500 UVT).
- Integración POS / nómina: el POS puede registrar las horas trabajadas y exportarlas al sistema de nómina automáticamente.
7. Errores que generan sanciones
- No consignar cesantías a tiempo. Sanción: un día de salario por cada día de mora.
- No pagar prima en plazo. Misma sanción que cesantías.
- Mezclar propinas con salario. Estás pagando prestaciones sobre dinero que no corresponde a salario.
- No pagar recargos de horas extras / dominicales. Multas del Ministerio de Trabajo, demandas laborales del empleado.
- No reportar nómina electrónica. Sanción DIAN del 5% del valor omitido.
- Contrato verbal. Por ley se considera indefinido. No te ahorra nada y te expone a más obligaciones.
- No darle dotación al empleado que gana hasta 2 SMLMV. Indemnización equivalente al valor de las dotaciones.
8. Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta realmente un empleado de restaurante en Colombia 2026?
El costo total para el empleador es aproximadamente 1,52 veces el salario base. Si pagás $1.500.000 de salario, el costo real con prestaciones, parafiscales, seguridad social y dotación es entre $2.280.000 y $2.400.000 al mes. Esto incluye cesantías (8.33%), prima (8.33%), vacaciones (4.17%), salud (8.5%), pensión (12%), ARL (0.522%-6.96%) y parafiscales (9% para algunos casos).
¿Cuándo se pagan las cesantías y la prima de servicios?
Cesantías: se consignan al fondo elegido por el empleado antes del 14 de febrero de cada año. Prima: se paga directamente al empleado en dos cuotas, la primera antes del 30 de junio y la segunda antes del 20 de diciembre. No cumplir estos plazos genera un día de salario por cada día de atraso.
¿Las propinas afectan el cálculo de prestaciones?
No. La propina en Colombia es voluntaria del cliente y no constituye salario, por lo que no entra en el cálculo de cesantías, prima, vacaciones ni aportes a seguridad social. Por eso es importante registrarla separada en el POS y no mezclarla con el salario.
¿Puedo contratar empleados de restaurante por hora o por días?
Sí, mediante contrato a término indefinido con jornada parcial, contrato a término fijo, o contrato por obra o labor. La modalidad más común para extras los fines de semana es el contrato a término fijo o por hora con todas las prestaciones proporcionales. Evitá los contratos verbales: la ley los considera indefinidos por defecto si hay continuidad.
¿Necesito un software de nómina para mi restaurante pequeño?
Si tenés más de 3 empleados, sí. Calcular cesantías, prima, intereses, vacaciones, retención, parafiscales y seguridad social a mano es propenso a errores que cuestan multas. Hay opciones desde $30.000-$80.000/mes que se integran al POS para que las horas trabajadas registradas en el sistema alimenten directamente la nómina.
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