Propinas y caja de empleados en Colombia: guía legal y práctica 2026

Qué dice la ley

La Ley 1935 de 2018 regula la propina voluntaria en establecimientos de consumo. Puntos clave:

• La propina es siempre voluntaria — no se puede incluir obligatoriamente en la cuenta.
• Debe informarse al cliente antes de cobrar: “sugerimos propina del 10%”.
• El 100% de la propina recaudada es del personal; el establecimiento no puede quedarse con un peso.
• La forma de distribución debe ser transparente y conocida por todo el equipo.
• La propina no cuenta como salario, pero sí se debe reportar fiscalmente.

Los 3 sistemas más usados

1. Reparto por puntos

Cada rol tiene un peso: mesero 3 puntos, cocinero 2, cajero 1.5, aseo 1. Al cierre, se suma la propina del día y se divide entre la sumatoria de puntos del personal que trabajó ese turno. Es el más justo y el más común.

2. Propina directa al mesero

Cada mesero se queda con la propina de sus mesas. Simple, pero genera conflictos entre meseros con mesas VIP y los que atienden el resto.

3. Fondo común + reparto semanal

Toda la propina va a un solo fondo, y se reparte igualitariamente cada domingo. Es el más transparente; también el que más motiva el trabajo en equipo.

Caja menor para empleados: anticipos y préstamos

En Colombia es común que los empleados pidan anticipos sobre su pago. Dos reglas:

• Nunca más del 50% del salario mensual en anticipos acumulados.
• Documenta cada salida con firma del empleado o al menos registro en el POS. Un “le debo $50k a Carlos” verbal es problema garantizado.

Usa una cuenta contable separada (“anticipos a empleados”) para no confundirte con gastos.

Qué debe registrar tu POS

• Propina recibida por venta, con la opción de 0%, 5%, 10% y “otro monto”.
• Propina total del turno, desglosada por método de pago (efectivo vs electrónica).
• Anticipos a empleados con fecha, monto, empleado y motivo.
• Reporte semanal con la distribución de propinas por empleado.
• Caja menor: entradas y salidas con comprobante.

Con esta data clara, el cierre de nómina pasa de ser una pesadilla de 3 horas el fin de quincena a 15 minutos.