Cómo manejar vencimientos y lotes en tu veterinaria sin botar plata

En una veterinaria, el vencimiento es plata

Piensa en lo que tienes en los anaqueles: alimento premium con fecha de consumo preferente, medicamentos con vencimiento corto, vacunas y biológicos que además necesitan cadena de frío, antiparasitarios, suplementos. Todo tiene reloj. Y a diferencia de un producto que solo pierde valor, un medicamento vencido no se puede vender ni regalar: va directo a la caneca, y en algunos casos con implicaciones sanitarias.

El costo real no es solo el producto botado. Es el dinero que tenías inmovilizado en algo que ya no vas a recuperar, más el riesgo de venderle sin querer a un cliente algo que caducó la semana pasada. En un negocio de márgenes ajustados, controlar el vencimiento es una de las formas más directas de dejar de perder plata sin vender más.

FEFO: lo primero que vence, lo primero que sale

La regla de oro del inventario perecedero se llama FEFO, por sus siglas en inglés: “first expired, first out”, o sea, lo que vence primero sale primero. Suena obvio, pero en la práctica se rompe todos los días: llega mercancía nueva, la acomodas adelante porque es más fácil, y el lote viejo queda atrás juntando polvo hasta que vence.

FEFO se sostiene con dos cosas: acomodar físicamente el lote más próximo a vencer al frente del anaquel, y tener registrado en algún lado qué lote vence cuándo. Lo primero es disciplina del mostrador. Lo segundo es lo que un POS te resuelve para que no dependa de la memoria de nadie.

Registra cada lote con su fecha en el POS

En POS Colombia, dentro de la ficha de cada producto registras sus lotes: por cada compra anotas el número de lote (opcional), la fecha de vencimiento y la cantidad que entró. Como un mismo producto puede tener varias compras con vencimientos distintos, el sistema lleva cada lote por separado en lugar de meter todo en un solo montón.

El control de vencimientos viene activado por defecto para veterinarias, así que no tienes que contratar nada aparte ni prender un add-on: al crear tus productos ya tienes el campo de lotes disponible. Si en algún momento no lo quieres ver, se apaga desde Configuración → Módulos, pero para una veterinaria tiene todo el sentido dejarlo puesto.

Que el sistema te avise antes, no después

De nada sirve registrar los lotes si después nadie los mira. Por eso el valor está en la pantalla de Inventario → Vencimientos: ahí ves de un vistazo qué está vencido y qué vence en los próximos 30, 60 y 90 días, agrupado para que priorices.

• Vence en 90 días: tiempo de sobra para venderlo con normalidad, solo asegúrate de rotarlo al frente.
• Vence en 60 días: empieza a empujarlo, ponlo en un combo o menciónalo a los clientes que lo usan.
• Vence en 30 días o menos: acción ya. Promoción, descuento o avisarle al dueño recurrente que se le está por vencer lo que compra.

La diferencia entre enterarte con 60 días o enterarte el día que vence es la diferencia entre venderlo y botarlo.

Qué hacer con lo que está por vencer

Detectar a tiempo te da margen para maniobrar. Algunas jugadas que funcionan en una veterinaria:

• Arma un combo del producto próximo a vencer con algo de alta rotación, para moverlo sin regalarlo.
• Ofrécelo con descuento al dueño recurrente que ya lo usa: prefieres recuperar parte del costo a botarlo entero.
• Ponlo al frente del anaquel y del mostrador para que sea lo primero que se ve y se vende.
• Ajusta tus próximas compras: si un producto siempre te alcanza a vencer, estás comprando de más para lo que rota.

Rutina de control de vencimientos

No necesitas un sistema complicado, necesitas una rutina corta y sostenerla:

• Al recibir mercancía, registra el lote con su fecha de vencimiento y la cantidad, antes de acomodarla.
• Acomoda físicamente adelante lo que vence primero (FEFO), atrás lo nuevo.
• Una vez por semana, abre la pantalla de Vencimientos y revisa la ventana de 30 y 60 días.
• Para lo que vence en 30 días o menos, decide ya: promo, descuento o aviso al cliente que lo compra.
• Al final del mes, mira qué se venció de todas formas: eso te dice qué estás comprando de más.

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